Het is zondagmiddag kwart voor twee en terwijl de eerste ouders binnen druppelen moet de quiz nog worden afgerond, de koffie nog gezet en de beamer nog getest worden. Hoewel de ouderdag van Nuna8 meer dan een maand van tevoren gepland was, moesten de meeste voorbereidingen op de ochtend zelf gebeuren. De planning had overduidelijk beter gekund. In deze blog geef ik jullie een kijkje in de planning van Nuna8. We zullen zien dat die niet veel verschilt van de planning van een ouderdag.
Net als de ouderdag begint ook ons project met een brainstorm fase, waarna we de plannen steeds meer specificeren totdat we bij een uiteindelijk ontwerp uitkomen. Dit ontwerp wordt gerealiseerd, getest en uiteindelijk komt natuurlijk de race in Australië. Het is mijn taak om ervoor te zorgen dat Nuna8 op tijd af is, zodat we genoeg kunnen testen en uiteindelijk een goede race kunnen neerzetten. Om te voorkomen dat er in Australië nog erg veel moet gebeuren, probeer ik te zorgen voor concrete milestones om per week naartoe te werken. De methode die we daarvoor gebruiken heet Scrum. Aan het begin van ons project hebben we een grote tijdlijn opgesteld. Hierop hebben we deadlines gemarkeerd en vervolgens met post-its de onderdelen geplakt die voor de deadlines af moeten zijn. Dit geeft elke week een concreet doel en zorgt ervoor dat we onze weken goed kunnen inplannen. We eindigen de week dan ook met het presenteren van deze resultaten en een evaluatie om de volgende week nog beter te doen. Door de planning op deze manier met zijn allen te maken, is iedereen hiervan op de hoogte. Doordat hij aan de muur hangt, wordt iedereen er constant aan herinnerd. Dat betekent dat ik niet de enige ben die teamleden achter hun broek aan zit.
Als we dit principe ook hadden toegepast voor de ouderdag had de planning er als volgt uitgezien:
20/12/2014: Beschikbaarheid geïnventariseerd
1/1/2015: Datum geprikt
1/1/2015: Ouders uitgenodigd
30/1/2015: Gebrainstormd over activiteiten
6/2/2015: Programma samengesteld
13/2/2015: Presentatie gemaakt
13/2/2015: Activiteiten voorbereid
13/2/2015: Boodschappen gedaan
14/2/2015: Opbouwen en schoonmaken
Op deze manier hadden we per week heldere taken en deadlines, zodat we niet alles op de dag zelf hadden hoeven te doen. Dit is precies de methode die we ook gebruiken om op grotere schaal ons complete project in goede banen te leiden. Dit geeft mij veel overzicht van de voortgang van de verschillende disciplines. Door de taken zo concreet mogelijk te omschrijven, wordt het snel duidelijk als de planning niet wordt gehaald. Als dit komt door een capaciteitstekort kunnen we dit snel oplossen. Dat gebeurde bijvoorbeeld bij aerodynamica een aantal weken geleden. Dit hebben we toen opgelost door Bianca (PR) en Emiel (Strategie) te laten helpen met computersimulaties om de luchtweerstand te berekenen.
Tot nu toe is het ons gelukt om netjes op schema te blijven. Dat scheelt een hoop stress en nachten werk. Daardoor blijft ook de kwaliteit van ons werk goed. Door de planning goed in de gaten te houden, gaan wij ervoor zorgen dat Nuna8 ruim op tijd af is. Dit zorgt er voor dat we dan nog uitgebreid kunnen testen en indien nodig ons ontwerp nog kunnen verbeteren, voordat we naar Australië gaan. Dat kan ervoor zorgen dat we in oktober een vlekkeloze race neerzetten en op 21 oktober 2015 als eerste over de finishlijn crossen!
